Tidsregistering

Tidsregistrering og teknikker til tidsstyring


En af de mest kritiske evner en projektleder er nødt til at udvikle, er effektiv tidsstyring. Kun ved at styre deres egen tid og holdmedlemmernes ordentligt, kan projektledere sikre at projektet holder tidsplanen og dermed budgettet. Siden tidsregistrering og notering af tiden der bruges på forskellige opgaver tilknyttet et projekt er så vigtig, er det essentielt at både holdmedlemmer for projektet så vel som ledelse kender til ordentlig tidsregistrering og teknikker for tidsstyring.

Ethvert projekt – både interne og kunderelaterede – kan deles op i et antal opgaver som holdmedlemmer skal udføre. For at få en korrekt beregning af hvor lang tid hele projektet vil tage, må projektlederen sammen med holdmedlemmerne finde frem til præcist de opgaver der skal udføres, før projektet kan siges at være udført succesfuldt, hvor lang tid hver opgave vil tage, hvilke ressourcer der er nødvendige, hvad er budgettet for dem, og endeligt, hvad er prioriteten for hver opgave. Selvsagt vil tidsregistrering for hver af disse opgaver, samt vide hvad antallet af timer hver opgave vil tage, have en direkte indflydelse på planen og dermed det endelige resultat af projektet.

Tidsregistering

Tidsregistering

De fleste medarbejdere i organisationer skal udføre en tidsregistrering når de starter på forskellige aktiviteter, og derefter udfylde timesedler for at redegøre for hvor meget tid der bruges på dem. Når medarbejdere dog arbejder på flere projekter, tager det dem lang tid at lave tidsregistrering for forskellige projekter og dernæst udfylde timesedler når de faktisk er udført. Nogen gange har medarbejdere så travlt med at arbejde at de glemmer at lave en tidsregistrering – dette resulterer i at der rapporteres mindre tid på deres timesedler. Medarbejdere mister ikke blot indtjening, nogen gange uden at være klar over hvorfor, men organisationen som helhed lider også, eftersom den får mindre indtjening end hvad den skulle have. Endnu værre, ledelsen får ikke den korrekte viden om hvor lang tid et internt eller kundeprojekt tager fra start til slut.

Det er derfor vigtigt at organisationer vælger et værktøj til tidsregistrering, der gør det let for medarbejdere at registrere og følge op på deres tid, og samtidigt gør det let for ledelsen hurtigt at identificere områder der har brug for øget effektivitet. TimeSheet Reporter er sådan et værktøj der kan bruges ikke kun som værktøj for tidsregistrering men også til at indsende tidsregistreringer. Brugere kan blot bruge deres Microsoft Outlook kalender til tidsregistrering, for at registrere hvornår en bestemt opgave er startet, og når den er slut, kan de blot klikke ”Indsend” for at sende deres tidsregistrering til deres supervisors.

Derudover kan ledere se standardrapporter der hurtigt giver et overblik over hvor opgaver har taget længere tid end beregnet, hvilket gør det let for dem at starte initiativer der kan hjælpe med at fuldføre fremtidige projekter til tiden og indenfor budgettet.

Hvordan du fortsætter herfra – hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: